Un profesional polivalente que ejecute muchas tareas en poco tiempo siempre es rentable. Pero alcanzar ese nivel no es fácil. El primer paso para lograrlo consiste en reflexionar sobre cuál es nuestra misión en la empresa y qué objetivos debemos cumplir en ella.

El siguiente es analizar las tareas concretas que habremos de llevar a cabo para lograr esos objetivos y decidir cuáles nos corresponde ejecutar directamente y cuáles podemos delegar o debemos traspasar a otros departamentos pues no son de nuestra competencia, aunque por algún motivo alguien nos las ha asignado.

‘Retornar’ trabajos es uno de los puntos más delicados, pero también uno de los más importantes si realmente queremos centrarnos en el core business de nuestra actividad.

Una vez delimitada ésta, convendrá que reflexionemos sobre el tiempo que requiere cada una de las tareas que hemos de ejecutar, y si la suma supera el total de horas de nuestra jornada estudiaremos la posibilidad de reducir el tiempo asignado a cada tarea mediante un nuevo sistema de trabajo.

En ocasiones, la pérdida de tiempo está causada por hábitos obsoletos que sin embargo seguimos utilizando pues hemos fijado en nuestra mente un patrón de trabajo muy rígido. Casi siempre es posible hacer una misma labor de otra forma y obtener un buen resultado o al menos un resultado aceptable.

Pero si realmente el volumen nos supera y no es posible realizar todo el trabajo ni con la mejor de las planificaciones convendrá que nos planteemos hablar con nuestros superiores y exponerles la situación.

Planificar con criterio

La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo. La utilizaremos para anotar el listado de tareas diario ordenándolas de forma lógica. Primero las más urgentes, aunque sean las que menos nos gustan (eso no va a hacerlas desaparecer) y luego las menos relevantes.

Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja horaria. Las llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando el personal llega a las empresas. Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la agenda periódicamente para no dejar trabajos pendientes.

A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceñirnos a él en la medida de lo posible, si no corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: “Se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello”. Pero hay que ser flexibles, no podemos prever cómo irá el día: si surgirán imprevistos, si recibiremos muchas llamadas, si tendremos problemas informáticos, etc.

También hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar, algo que no siempre hacemos, abrumados por el día a día. Pensar es indispensable para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir, crear, innovar y, en definitiva, ser más eficientes.

Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito se necesita constancia y voluntad.

El tipo de personalidad también influye en ello. Los profesionales controladores y paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempre salen tarde pues no se fían de su equipo y lo quieren revisar todo, y los segundos porque absorben más trabajo del que pueden realizar.

Ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudará a combatirlos. Éstos son los más destacados:

• Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene confianza se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro momento.
• Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar ceñirse a él para evitar divagaciones que alarguen el encuentro innecesariamente. Si algunos de los temas no nos incumben podemos pedir permiso para salir de la reunión cuando se llegue a ellos.
• Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura, sólo para los documentos necesarios y haciéndola con cierta rapidez.
• Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nos evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena.
• Comunicación ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.

Escasa disciplina personal. Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única forma de cambiar es con voluntad.

Una consultoría de selección de personal, al igual que sus posibles candidatos, tienen que evolucionar de modo que se adapten a los requerimientos específicos del mercado. Esta afirmación combina los dos conceptos clave de ambos pensadores. Por una parte, el incremento de población exponencial ante el crecimiento aritmético de los recursos influye hacia una competencia para conseguir estos recursos tan fundamentales. Por la otra parte, la evolución de las especies, muestra que ante situaciones de cambio constante, sólo las especies más preparadas y que sepan adaptarse, prosperarán y se mantendrán en el tiempo.

En los procesos de selección, todos los candidatos disponibles se enfrentarán de un modo en el que seguramente sólo quede uno. La superación de obstáculos y contrincantes, les dota de esa característica necesaria para su evolución. La selección natural, en este caso, indica que el candidato es el más óptimo para cubrir ese único puesto, su supervivencia sobre el resto se recompensará con el puesto de trabajo ofrecido.

Por otra parte, los puestos de trabajo son cada vez más accesibles para candidatos con elevada formación. La preparación de las nuevas generaciones junto a profesionales poseedores de considerable experiencia, representa una competencia cada vez mayor para un recurso, el puesto de empleo adecuado, cada vez más escaso.

Malthus Darwin se convierte en la consultoría de selección de personal que, influenciada por su histórico nombre, aplica dichos conceptos en el entorno actual. Las bases de datos con detallados perfiles profesionales de distintos sectores, la experiencia de más de una década dedicada a cubrir las necesidades de los clientes y la rapidez de respuesta ante cualquier solicitud, forman parte del día a día en Malthus Darwin. Sus métodos, ahorran relevantes costes a las empresas, ya que mediante una selección esmerada, encuentran el candidato ideal para cualquier tipo de cliente.

El riesgo que se deriva al abrir un nuevo negocio, es de los factores principales por los que los emprendedores detienen a veces la ejecución de sus ideas. La opción de negocio que suponen las franquicias supera estas barreras ya que, compagina un riesgo moderado delante un sistema de negocio ya probado, con suficiente margen rentable y con el respaldo de una central.

En el caso de abrir una franquicia, la idea innovadora propia del negocio pierde fuerza delante otros factores en los que puede residir el triunfo, como son los contactos comerciales, la capacidad de trabajo y la perseverancia. Para el franquiciador, supone una estrategia de expansión de su negocio con unos costes mucho menores, aunque en cada nueva franquicia abierta, pierda poder total, siempre reforzará su propia marca. Por lo que la cesión de todas las sinergias generadas servirán para relanzar la nueva franquicia.

Existen distintos tipos de Franquicias, que las diferencia según la actividad, el grado de control, etc. Bajo el punto de vista del franquiciado, éstas son sus características:

Franquicia de Producción
El franquiciado solo ejecuta la parte del proceso comercial. Es debido a que la empresa franquiciadora fabrica, distribuye y es propietaria de la marca.

Franquicia de Distribución
El franquiciador actúa a modo de central de compras, seleccionando y negociando los mejores productos y las condiciones más ventajosas con los proveedores. Muy común en supermercados, siendo parecida a las franquicias de producción.

Franquicia de Servicio
Es el tipo de franquicia más dinámico y con más proyección, ya que el franquiciador cede el derecho a utilizar y comercializar el sistema original de la marca o producto.

Franquicia industrial
En este caso, el fabricante del producto cede el derecho a fabricar y comercializar el producto con su marca original. El vínculo es jurídico y económico, traspasando tecnología, nombre y marca del producto. Es poco común ya que necesita mucha inversión.

Franquicia-Corner
Se da cuando un comerciante tradicional acepta destinar una parte de su local de una forma exclusiva a una determinada marca.

Master-franquicia
Esta modalidad consiste en exportar una franquicia de un país de origen hacia otro, a través de la figura del master-franquiciado, persona física o jurídica a la cual el franquiciador original vende los derechos de su franquicia para que la desarrolle en el país de destino, siendo más parejo a abrir una sucursal en otro país.