La empresa M-Servicios tiene su central en una conocida ciudad, cercana a la capital económica del país. Opera a nivel nacional con unos volúmenes que la sitúan entre las tres primeras de su sector, premiando su capacidad de adaptarse a los distintos mercados locales. Para realizar dichos servicios, son necesarios distintos materiales tales como uniformes y vehículos que mientras no son utilizados, se acumulan de un modo anárquico en el pequeño almacén que disponen las oficinas en sus sótanos.

Junto con estos elementos, existen materiales informáticos para reciclar, material promocional de marketing, residuos varios de distintos departamentos, etc., que entorpecen cualquier movimiento básico que se realice en esta instalación, por lo que resulta ser una complicación en la labor diaria de los empleados. Esta problemática, sin aparente responsable directo, afecta a más de un departamento, ya que en la actualidad, para realizar cualquier acción en el almacén se dedica mucho más tiempo del necesario.

Las partes integrantes en esta problemática, por si solas, no llegarían a un acuerdo por culpa de sus competencias departamentales, muy alejadas del problema logístico, aunque les afecte directamente. Por otra parte, el departamento de Calidad interno, poco conoce la confusa situación al dedicarse más a aspectos como atención y satisfacción al cliente.

El Gemba Kaizen, la herramienta de mejora orientada a la consecución de resultados a corto plazo, es una expresión japonesa construida a partir de los términos “lugar de trabajo” y “mejorar”. Su orientación se basa en la eliminación de despilfarros existentes en cualquier organización, resumidas en el concepto Mudas. Mediante un grupo de colaboradores guiados por un consultor experto, trabajando en un área determinada de la organización, se tratarán de descubrir todos aquellos procesos por los que la empresa no consigue mejoras sustanciales e inmediatas. Este grupo de colaboradores, para tener éxito, debería estar formado por personal de cada departamento afectado por la problemática del almacén en M-Servicios.

Los principios a seguir están basados en la rápida actuación, así como la concienciación por parte del personal directivo hacia la priorización de dicho método organizacional. Otra de las características de este método es su efectividad, ya que cualquier mejora implementada, hace obtener resultados cuantitativos, relevantes, y se mantienen duraderos en el tiempo. El housekeeping resulta una herramienta muy poderosa para los departamentos de RRHH, ya que basan la mejora continua con el sentido común.

Fuente: “Como implementar el Kaizen en el sitio de Trabajo (Gemba)” Masaaki Imai, Mc Graw-Hill 1998; “Gemba Kaizen, Cómo actuar en sólo 1 semana” Emma Giralt y Xavier Galgano.

Todas estas ventajas conllevan una serie de requisitos, que pasaran a formar parte del procedimiento habitual en las organizaciones partícipes del JIT, como una buena relación entre proveedores y subcontratistas, poseer semejantes tamaños para que el poder de negociación sea similar o la tolerancia cero a los errores, ya que uno solo de ellos puede generar pérdidas en cadena. Ante el aumento elevado del profesionalismo, se derivan mejoras salariales en los implicados, de modo que los empresarios, ante el aumento del nivel de trabajo recompensan a sus empleados. Trabajo de calidad y eficacia necesita un entorno limpio, seguro y permanente. Otra condición se basa en mantener todas las instalaciones en buen estado, penalizando lo menos posible la producción.

Por ejemplo, nos encontramos con una empresa fabricante de automóviles situada en las cercanías de una gran ciudad. El motivo de su situación responde principalmente al ahorro en costes sobre el alquiler del terreno. A su vez, plantea una respuesta hacia el mayor problema de fabricar en zonas alejadas de las mejores infraestructuras, mejorar la logística en transportes. Para ello, de un modo casi colateral, empiezan a trasladarse distintas pequeñas empresas, relacionadas con el mundo de la automoción, para situarse físicamente cercanas a la empresa “origen” que fabrica automóviles.

Creando acuerdos comerciales beneficiosos para las dos partes, se genera una dinámica de trabajo Just In Time (JIT) en la que las pequeñas empresas sobreviven fabricando componentes para una sola empresa cliente, y ésta, a su vez, ve aumentados sus ratios de rentabilidad en eficiencia de entrega de pedidos, en eliminación de stock innecesario, precios competitivos, etc. Los principales beneficios de esta operativa se generan para las dos partes implicadas.